Kulujen minimointi ja henkilöstön sopeuttaminen kasvun hidastuessa - 10 vinkkiä kasvuyrityksen johtajalle
Kun maailmantilanne muuttuu ja yrityksen kasvu hidastuu, on kasvuyrityksen johtajan ryhdyttävä toimenpiteisiin. Mieluummin ennemmin kuin myöhemmin. Usein, mitä aiemmin toimenpiteisiin tarttuu, sitä pienemmät toimenpiteet riittävät.
Tällä hetkellä eletään monissa yrityksissä jännittäviä, epävarmuuden värittämiä aikoja. Vuosikaudet jatkunut kasvu ja vauhti on hidastunut ja selvyyttä tulevasta ei ole saatavilla. Totta kai aina jollain menee hyvin ja vauhtia piisaa, mutta tämä ei valitettavasti ole totuus monellakaan kasvuyrityksellä tällä hetkellä.
Listasin 10 vinkkiä kasvuyrityksen johtajalle yrityksen sopeuttamiseen kasvun hidastuessa. Nykytilanteen vakavuusaste määrittelee aina tarpeellisten toimenpiteiden laajuuden. Jollain voi riittää pelkästään “nice-to-have” palveluiden irtisanominen, viikoittaisen hedelmäkorin peruminen tai etu-buffetin karsiminen toistaiseksi. Toisaalla saatetaan joutua turvautumaan paljon järeämpiin toimenpiteisiin ja henkilöstön vähentämiseen pysyvästi, tai ainakin toistaiseksi. Vaihtoehtoja on, mutta harva näistä tuntuu mukavalta. Saavutetuista eduista kun on aina ikävä luopua, saati sitten vaivalla rekrytoiduista työntekijöistä, joista on tullut vuosien varrella tärkeitä kollegoita tai jopa ystäviä.
Oli tilanteesi mikä tahansa, systemaattinen ja rehellinen analyysi sekä reippaat toimenpiteet kantavat usein hedelmää pitkällä tähtäimellä.
1. Tee tarkka tilanneanalyysi, yliarvioi mieluummin kuin aliarvioi säästötarpeet
Ensimmäinen askel on tehdä perusteellinen tilanneanalyysi. Tarkaste yrityksen taloustilannetta hyvin kriittisesti ja rehellisesti. On usein parempi yliarvioida säästötarpeet kuin aliarvioida ne, jotta valitut toimenpiteet tuottavat toivotun lopputuloksen etkä joudu heti parin kuukauden päästä tekemään uusia toimenpiteitä.
Tarkka tilanneanalyysi sisältää ainakin liikevaihdon ja kulujen yksityiskohtaisen tarkastelun sekä kassavirta-, asiakaskunta- ja markkina-analyysin. Käy siis läpi kaikki yrityksesi kustannukset, palkat, toimitilavuokrat, toimistokulut, markkinointikulut ja muut kiinteät ja muuttuvat kulut.
Yliarvioimalla säästötarpeet annat itsellesi liikkumavaraa tulevaisuuteen. Valituilla toimenpiteillä voit sitten määritellä päätösten lopullisuutta tai tilapäisyyttä, mutta aliarvioitu tilanneanalyysi voi johtaa suoraan ojasta allikkoon.
2. Tee selkeä pitkän ajan suunnitelma
Laadi selkeä pidemmän ajan suunnitelma, jossa katsot käsillä olevan tilanteen yli tulevaisuuteen ja yrityksen tavoitteisiin esimerkiksi 3-5 vuoden kuluttua. Mitkä elementit yrityksen toiminnassa ovat tällöin tärkeitä? Mitkä palvelut säilytetään? Mille tekemiselle on arviosi mukaan “varmasti kysyntää”? Ketkä tiimistä ovat tärkeimpiä pelaajia eli tärkeää saada sitoutettua yritykseen kriisin yli? Tämä suunnitelma toimii suuntaviivanasi ja varmistaa, että toimenpiteet ovat linjassa yrityksen pitkän aikavälin tavoitteiden kanssa.
Ota huomioon talouden ennusteet, markkinatilanne, kilpailu, asiakasvaatimukset ja henkilöstön tarpeet. On todennäköistä, että joudut myös arvaamaan monta eri asiaa suunnitelmaa tehdessäsi, mutta paras oma arviosi on paljon parempi kuin se, ettet arvioi ollenkaan.
Pidemmän ajan suunnitelma auttaa organisaatiota näkemään turbulenssin yli tulevaisuuteen ja varmistaa, että päätökset eivät ole lyhytnäköisiä, vaan tukevat yrityksen kestävää kasvua ja menestystä. Se helpottaa lisäksi vaikeiden päätösten tekemistä ja niistä viestimistä organisaatiossa.
3. Tee selkeä lyhyen ajan suunnitelma ja listaa toimenpiteet
Kun tilanneanalyysi on kirkkaana mielessä ja pitkän ajan suunnitelma tehty, on aika sukeltaa lyhyen ajan suunnitelman ja konkreettisten toimenpiteiden äärelle. Saatat hyvin olla tämän haasteen edessä ensimmäistä kertaa, sillä vuosikaudet kestänyt nousikausi on tarjonnut täysin päinvastaisia haasteita kasvuyrityksen johtajalle monen monta vuotta. Nyt on kuitenkin tärkeää pitää mieli kirkkaana ja tehdä toteuttamiskelpoinen lyhyen aikavälin suunnitelma, ja nopeasti.
Yrityksen kasvun hidastuminen vaatii usein nopeita liikkeitä, mitä aiemmin reagoit, sitä pienemmillä toimenpiteillä voit selvitä. Tästä syystä selkeä lyhyen ajan suunnitelma on kullanarvoinen. Suunnitelma auttaa yritystä reagoimaan muuttuviin olosuhteisiin ja varmistamaan, että toimenpiteet kohdistuvat oikein.
Kysy itseltäsi ainakin: Mihin asti kassa riittää? Kuinka paljon varmistunutta laskutusta on putkessa? Onko investointeja tai kuluja, jotka voi perua / minimoida / siirtää tulevaisuuteen? Mitä on realistista saavuttaa seuraavan kuukauden tai kvartaalin aikana?
Vastaa itsellesi ainakin: Riittääkö mukavuuksien vähentäminen vai tarvitaanko järeämpi toimenpiteitä? Mitkä toimenpiteet toteutuvat nopeiten? Mistä toimenpiteistä syntyy heti syliin uusia kustannuksia? Mitkä on kuluja, joista ei mitenkään voi luopua? Onko tilanne (arvioni mukaan) tilapäinen vai pysyvä?
Toimenpidevaihtoehtoja on paljon, aina toimistokulujen ja palveluiden leikkaamisesta henkilöstön vähentämiseen, osa-aikaistuksiin, lomautuksiin tai irtisanomisiin. Valitun toimenpiteiden listauksen tulee olla realistinen ja tuettava tavoitteiden saavuttamista.
Laadi seuraavaksi selkeä aikataulu ja järjestys toimenpiteiden toteuttamiseen. Kun toimenpiteet aikatauluineen on listattu, on tärkeää määrittää myös vastuuhenkilöt ja seurantamekanismit. Ota huomioon, että osaa toimenpiteistä on hyvin helppo seurata, kun taas toisten vaikutukset voivat olla erittäin moniuloitteisia ja ei-toivottujakin seurauksia voi syntyä. Kuka on vastuussa minkäkin toimenpiteen toteuttamisesta? Miten toimenpiteiden seuraksia valvotaan ja/tai pyritään tarttumaan tai ennaltaehkäisemään ei-toivottuja seurauksia?
4. Kommunikoi avoimesti ja reilusti koko henkilöstölle
Kun kasvu pysähtyy ja epävarmuus valtaa työyhteisön, yksi keskeisimmistä johtajan tehtävistä on avoin ja reilu viestintä koko henkilöstölle. Tämä ei ole pelkästään suositeltavaa, vaan suorastaan välttämätöntä, sillä epävarmuus ja huhut heikentävät todella tehokkaasti työntekijöiden sitoutumista organisaatioon. Mitä avoimemmin voit kertoa yrityksen tilanteesta, taustoista, syistä, toimenpiteistä ja vastata henkilöstön “miksi”-kysymyksiin, sen parempi. Ei ole mahdollista viestiä liikaa, mutta on todella helppoa viestiä liian vähän.
On tärkeää olla rehellinen tilanteen vakavuudesta ja syistä kasvun hidastumiseen tai pysähtymiseen. On kaikkien osapuolten kannalta parempi, että henkilöstö ymmärtää miksi tietyt toimenpiteet ovat välttämättömiä. Yritä välttää viimeiseen asti salamyhkäisyyttä ja suljettujen ovien takana tehtyjä salaisia päätöksiä ja palavereita.
Kommunikoi myös yrityksen pitkän ajan suunnitelmista ja toimenpiteistä. Kerro, mitä toimenpiteitä tehdään tilanteen parantamiseksi ja miten henkilöstön rooli on osana näitä ponnisteluja. Kannusta avoimeen keskusteluun ja kuuntele työntekijöiden huolia ja ideoita. Avoin ja reilu viestintä voi auttaa ylläpitämään jossei nyt positiivista, niin ainakin neutraalia työilmapiiriä ja sitoutumista organisaatioon, vaikka vaikeita päätöksiä jouduttaisiinkin tekemään.
Laadukas viestintä kriisin keskellä vie todella paljon aikaa johtajan kalenterista, paljon enemmän kuin ennakkoon ehkä ajattelet. Varaa siis mahdollisuuksien mukaan liioitellusti aikaa keskustelulle, läsnäololle ja spontaaneille hetkille.
5. Minimoi kulut, irtisano kaikki ei-pakolliset palvelut ja pyri neuvottelemaan alennuksista
Kun yrityksen kasvu sakkaa, talouden hallinta muuttuu ensisijaisen tärkeäksi. Yksi ensimmäisistä strategisista toimenpiteistä on kulujen minimointi. Tämä edellyttää perusteellista tarkastelua kaikista yrityksen kuluista ja rohkeutta tehdä päätöksiä.
Yksi tehokkaimmista tavoista minimoida kuluja on irtisanoa kaikki ei-pakolliset palvelut. Tarkastele kaikkia ulkoisia sopimuksia, palveluita ja ohjelmistoja, jotka eivät ole välttämättömiä päivittäiseen liiketoimintaan. Kartoita mahdollisuudet lopettaa tai keskeyttää tilapäisesti nämä palvelut. Varmista toki samalla, että yritys voi edelleen toimia tehokkaasti, eli älä leikkaa aidosti tärkeitä palveluita vaan säästääksesi “muutama euro tuoltakin pois”.
Pyri lisäksi neuvottelemaan mahdollisista alennuksista juokseviin kuluihin. Ota yhteyttä toimittajiin ja palveluntarjoajiin ja keskustele mahdollisuudesta lykätä maksuja, saada alennuksia tai jopa neuvotella uudelleen sopimuksista. Monet yritykset ovat valmiita joustamaan vaikeina aikoina, kunhan pyyntö on perusteltu ja kohteliaasti esitetty. Kaikkien palveluiden osalta näin ei toki ole, mutta et menetä mitään kysymällä.
Kulujen minimointi ja mukavuuksien vähentäminen on aina ikävää, mutta pakollista aikana jolloin on varmistettava kassan kestävyys ja valmistauduttava tulevaisuuteen.
6. Tee mahdolliset henkilöstövähennykset oikeudenmukaisesti ja lainmukaisesti
Mikäli kulujen minimointi ei riitä, henkilöstön vähentäminen voi olla välttämätöntä kustannusten hallitsemiseksi ja yrityksen selviämiseksi. Tämä on haastavaa ja henkisesti raskasta kaikille osapuolille, niin johdolle kuin työntekijöillekin. Henkilöstövähennysten toteutus vaatii asiantuntijuutta ja tarkkuutta, jotta toimitaan oikein, sekä oikeudenmukaisesti että lainmukaisesti.
Ensimmäinen vaihe on aina varmistaa muut vaihtoehdot henkilöstön vähentämiselle. Roolimuutokset ja tehtävien uudelleenjärjestelyt voivat auttaa siirtämään työvoimaresursseja sinne, missä niitä tarvitaan edelleen. Osaa työntekijöistä voi ehkä siirtää uusiin rooleihin tai osa-aikaisiin tehtäviin, mikä taas voi auttaa säästämään kuluissa ilman, että heitä lomautetaan tai irtisanotaan.
Jos henkilöstön vähentäminen on kuitenkin välttämätöntä, on tärkeää noudattaa työlainsäädäntöä ja yrityksen omaa henkilöstöpolitiikkaa. On tärkeää, että prosessi on avoin, oikeudenmukainen ja läpinäkyvä. Kaikki toimenpiteet on hyvä toteuttaa niin inhimillisesti ja kunnioittavasti kuin suinkin mahdollista.
Lomautukset ovat väliaikainen ratkaisu, joka antaa yritykselle lisää joustoa vaikeiden aikojen yli pääsemiseksi. Yritys voi lomauttaa työntekijän silloin, kun työnantajalla on taloudellinen tai tuotannollinen peruste irtisanoa työsopimus. Jos työ on vähentynyt olennaisesti ja pysyvästi eikä työntekijälle ole tarjota muuta työtä tai koulutusta, työnantaja voi lomauttaa työntekijän toistaiseksi. Työntekijän saa lomauttaa myös silloin, kun työnantajan mahdollisuudet tarjota työtä ovat huonontuneet tilapäisesti, eikä työntekijälle ole mahdollista antaa muita työtehtäviä tai koulutusta. Tilanne on tilapäinen silloin, kun työn huonontumisen arvioidaan kestävän enintään 90 päivää. Tällöin lomautus tehdään määräaikaisena.
Irtisanominen on lomautusta pysyvämpi ja lopullinen ratkaisu. Työntekijän voi irtisanoa silloin, kun työnantajan tarjottavissa oleva työ on olennaisesti ja pysyvästi vähentynyt eikä työntekijää ei voida sijoittaa tai kouluttaa toisiin tehtäviin. Työnantajan irtisanoessa on noudatettava työsopimuslaissa määrättyjä tai työehtosopimuksessa ja työsopimuksessa sovittuja irtisanomisaikoja.
Yrityksen koko määrittelee sen, miten henkilöstön vähennyksiä voidaan toteuttaa. Mikäli yrityksessä työskentelee säännöllisesti yli 20 henkilöä, työnantajan tulee noudattaa yhteistoimintalain määräyksiä taloudellisesta tai tuotannollisesta syystä tapahtuvien irtisanomisten, kuten myös lomautusten ja osa-aikaistamisten yhteydessä. Muutosneuvotteluiden vaatimuksista ja toimenpiteistä on säädetty yhteistoimintalaissa.
7. Tarjoa tukea lomautetuille tai irtisanotuille työntekijöille
Niin vaikeaa kuin henkilöstön vähentäminen onkaan johtajalle, se ovat vielä monin verroin vaikeampaa niille työntekijöille, joihin vähennykset kohdistuvat. Tarjoa siis tukea lomautetuille tai irtisanotuille työntekijöille. Lupaudu toimimaan suosittelijana, kirjoita valmiiksi suosittelukirje, jaa tietoa vapautuvista työntekijöistä verkostoillesi (jos saat tähän luvan) ja/tai ole henkisenä tukena mikäli työntekijät haluavat tukeutua sinuun.
Voi myös hyvin olla, että lomautettu tai irtosanottu työntekijä ei ole kiinnostunut saamaan sinulta itseltäsi apua uudelleen työllistymisessä ja tällöin ulkopuolisten toimijoiden outplacement-palvelut voivat olla avuksi. Outplacement ja uravalmennus palveluita voidaan usein räätälöidä yksilöllisesti työntekijöiden tarpeisiin.
Kun johtajana osoitat aitoa huolta lomautettuja tai irtisanottuja työntekijöitä kohtaan tarjoamalla tukea ja resursseja, se ei ainoastaan auta yksilöitä sopeutumaan muutokseen vaan edesauttaa myös tulevaa mahdollista yhteistyötä. “Suomi on pieni maa”, joten muista, että ikinä et tiedä kenet kohtaat missäkin roolissa tulevaisuudessa. Kohtele siis aina jokaista niin, kuin toivot itseäsi kohdeltavan jos olisit itse vastaavassa tilanteessa.
8. Tarjoa tukea jäävälle henkilöstölle ja luo uskoa tulevaan
Kun joudutaan tekemään vaikeita päätöksiä, kuten organisaatiomuutoksia tai henkilöstön vähentämisiä, on yhtälailla tärkeää kiinnittää huomiota yritykseen jäävään henkilöstöön. Vaikka tilanne on vaikea, pyri säilyttämään positiivinen työilmapiiri niiden keskuudessa, jotka jäävät. Heidän työpanoksensa ja sitoutumisensa yritykseen ovat avainasemassa tulevaisuuden menestykselle.
Ensisijaisen tärkeää on avoin viestintä. Kerro jäävälle henkilöstölle rehellisesti tilanteesta ja syistä, jotka johtivat vähennyksiin. Ymmärrettävästi monet voivat olla huolissaan myös jatkossa työpaikkansa turvallisuudesta ja organisaation tulevaisuudesta. Vastaa kysymyksiin ja ole läsnä, älä piiloudu suljettujen ovien tai läppärin taakse.
Luo uskoa tulevaan. Käykää avointa keskustelua siitä, miten voitte yhdessä viedä yrityksen vaikeiden aikojen yli ja miten kukin voi tähän osallistua omalla panoksellaan. Tarjoamalla tukea ja luomalla uskoa tulevaan, yritys voi parhaassa tapauksessa säilyttää sitoutuneen ja motivoituneen henkilöstön, joka on valmis kohtaamaan vaikeudet yhdessä ja pääsemään näiden yli.
9. Tee tilanneanalyysi säännöllisin väliajoin - miten vaikutukset näkyvät ja onko arvio tulevaisuudesta muuttunut
Muuttuneen tilanteen jatkuvaa seurantaa ja arviointia ei tule unohtaa sen jälkeen, kun suuret (tai pienet) toimenpiteet on toteutettu ja arviointia tulee tehdä jatkuvasti, kunnes ollaan niin sanoituilla selvillä vesillä. Kasvuyrityksen johdossa voi harvoin nojata yksinomaan alkuperäiseen suunnitelmaan, vaan on joustavasti sopeuduttava muuttuviin olosuhteisiin. Tilanneanalyysi esimerkiksi kuukausittain voi auttaa yritystä pysymään ajan tasalla siitä, miten hidastunut kasvu vaikuttaa liiketoimintaan ja miten toteutetut toimenpiteet ovat vaikuttaneet.
Arvioi säännöllisesti, onko tulevaisuuden näkymissä tapahtunut muutoksia. Arvioi, ovatko alkuperäiset ennusteet edelleen voimassa vai onko näitä tarpeen päivittää. Tämä voi edellyttää tilanteen uudelleenarviointia ja mahdollisia jatkotoimenpiteitä, positiivisia tai negatiivisia.
10. Pidä huoli omasta jaksamisestasi ja pyydä tarvittaessa apua toteutukseen
Kasvuyrityksen johtajana tai yrittäjänä on helppo uppoutua työhön ja unohtaa täysin omasta hyvinvoinnistaan huolehtiminen. Kuitenkin juuri näissä vaikeissa tilanteissa on erityisen tärkeää pitää huolta omasta jaksamisestaan.
Ensinnäkin, tunnista tunteesi äläkä sulje niitä pois. Vaikeiden päätösten tekeminen voi aiheuttaa paljonkin ahdistusta, syyllisyyttä ja stressiä. On normaalia tuntea näin, ja on tärkeää antaa itselleen lupa käsitellä näitä tunteita.
Muista myös ottaa aikaa itsellesi. Vaikka yrityksessä on kriisi käsillä ja erittäin vaikeat ajat, työ ei saa vallata koko elämääsi, vaikka tilanne olisi kuinka haastava. Liikunta ja harrastukset voivat auttaa rentoutumaan ja pitämään stressin kurissa. Pyri pitämään kiinni säännöllisestä unirytmistä ja terveellisestä ruokavaliosta. Tee sinulle tärkeitä asioita ja vietä aikaa läheisten kanssa. Jakakaa kokemuksia, vertaistuki on usein todella tärkeää jaksamisen kannalta.
On tärkeää tuntea omat rajansa. Älä siis yritä kantaa kaikkea vastuuta yksin. Pyydä tarvittaessa apua ja tukea joko kollegoiltasi, verkostoltasi tai ulkopuolisilta ammattilaisilta tilanteen hallintaan ja toteutukseen. Muistathan, että omasta jaksamisesta huolehtiminen ei ole itsekästä, vaan aivan on välttämätöntä, jotta voit olla vahva ja tukea muita ihmisiä organisaatiossasi ja viedä eteenpäin tarvittavia muutostoimenpiteitä.
-
Muutos on mahdollisuus, mutta epävarmuus on aina kuormittavaa. Mitä aiemmin ja mitä selkeämmäksi saat avattua tilanteen itsellesi ja tiimillesi, sitä paremmat edellytykset teillä on selvitä tilanteesta pienin vaurioin. Vaikeita ja raskaita päätöksiä ei kannata vitkastella, sillä usein tämä vaan syventää kuoppaa ja vaatii sen myötä suurempia ja entistä vaikeampia päätöksiä.
Mikäli kamppailet kasvun hidastumisen kanssa ja pohdit, mitkä toimenpiteet juuri teidän yrityksellenne sopisivat ja miten nämä tulisi parhaiten toteuttaa, autamme mieluusti. Ihan kaikesta ei tarvitse selvitä yksin. Skilla on erikoistunut nimenomaan pienten ja keskisuurten yritysten kasvun pullonkaulojen ratkaisemiseen, henkilöstönäkökulmasta. Tämä tarkoittaa sekä yrityksen kasvattamista että skaalaamista alaspäin, tilanteen ja tarpeen mukaan. Laita viestiä tai soita, niin keskustellaan teidän tilanteestanne lisää.
Outi
outi@skilla.fi
0503300616
