HR-termit haltuun

FTE? ATS? Anonyymi rekrytointi? Lomaraha? OKR? Vinkkipalkkio? Kuulemistilaisuus? Joko olet pyörällä päästä? Nappaa tästä blogista HR termit haltuun.

Tuntuuko että jargon-viidakko ahdistaa ja HR-kokonaisuus tuntuu kaukaiselta? Mitä kaikkea kasvuyrittäjän tulee ihan oikeasti tietää HR-kokonaisuudesta? Googlaamalla löydät ainakin 100 eri hakusanaa, mutta mitä näillä termeillä oikein tarkoitetaan? Tässä blogissa otetaan termit haltuun ja avataan eri HRn osa-alueiden termit selkokielelle.

HR-termit aakkosjärjestyksessä

Anonyymi rekrytointi (Anonymous recruitment): Anonyymi rekrytointi viittaa rekrytointiprosessin muokkaamiseen siten, että hakijoiden henkilöllisyys (kuten esimerkiksi nimi ja sukupuoli) pysyy piilossa rekrytoijilta haun alkuvaiheissa, usein esikarsinnan ajan. Tavoitteena on vähentää mahdollisia ennakkoluuloja ja parantaa objektiivisuutta rekrytointiprosessissa ja antaa kaikille hakijoille yhdenvertainen mahdollisuus tulla valituksi haastatteluun..

ATS (Application Tracking System): ATS viittaa rekrytointijärjestelmään, eli työkaluun jolla voit hallita rekrytointiprosessia sekä hallinnoida mm. hakudokumentteja tietoturvallisesti. Rekrytointijärjestelmiä on useita, esimerkiksi Teamtailor, Jobylon, Workable, .

Bonus (Bonus): Lisäkorvaus, joka maksetaan työntekijälle yleensä suoritukseen perustuen. Monilla yrityksillä on käytössä esimerkiksi vuosibonus, joka maksetaan kerran vuodessa tilikauden päätyttyä. 

Diskriminointi (Discrimination): Epäoikeudenmukainen kohtelu henkilön rodun, sukupuolen, iän tai muiden ominaisuuksien perusteella.

Eettinen rekrytointi (Ethical Recruitment): Eettinen rekrytointi on prosessi, jossa rekrytointikäytännöt perustuvat oikeudenmukaisuuteen, tasa-arvoon ja syrjimättömyyteen. Se sisältää esimerkiksi tasa-arvoisen kohtelun ja monimuotoisuuden edistämisen.

Exit haastattelu (Exit interview): Keskustelu, joka käydään yrityksestä lähtevän työntekijän kanssa. Joko esihenkilön tai HRn tai molempien toimesta. Tätä keskustelua tai haastattelua ei kannata ohittaa tai vetää läpi lyhyesti ohimennen. Parhaimmillaan tässä kohtaa lähtevältä henkilöltä saa todella arvokasta palautetta yrityksen kehittämiseen ja tämä hetki tarjoaa myös erinomaisen mahdollisuuden jättää hyvät välit henkilöön myös tulevaisuutta varten.

FTE (Full-Time Equivalent): Eli henkilötyövuosi (HTV), viittaa siihen, kuinka monta työntekijää yrityksessä on henkilötyövuosina mitattuna. Liikevaihto per työntekijä sen sijaan kertoo, kuinka paljon yksi henkilötyövuosi tuottaa liikevaihtoa yritykselle.

Henkilöstökäsikirja (Employee Handbook): Henkilöstökäsikirja on yrityksen laatima ohjeistus tai tietopankki kaikista keskeisistä yrityksissä noudatettavista käytännöistä. Sekä lain määräämistä osa-alueista että yhdessä sovituista toimintatavoista. Voi sisältää myös tietoa esimerkiksi johtamisen käytänteistä, kulttuurin ydinkohdista ja muista yhteisesti noudatetuista toimintatavoista.

Henkilöstökustannukset (Labor Costs): Kaikki työntekijöihin liittyvät kulut, kuten palkat, lisäedut, vakuutukset ja työterveydenhuolto. Usein kasvuyritysen merkittävin kuluerä, eli näiden kulujen hallinta on tärkeä osa taloudellista suunnittelua.

Henkilöstön sitoutuminen (Employee Engagement): Työntekijöiden sitoutuminen organisaatioon on hyvä mittari onnistuneelle henkilöstöjohtamiselle, viittaa siihen miten hyvin työntekijät viihtyvät organisaatiossa ja pysyvät, eivätkä lähde oma-aloitteisesti pois. Toki sitoutuminen on monialainen tekijä ja myös terveen tason vaihtuvuus voi olla hyvästä yritykselle.

HR-analytiikka (HR Analytics): Tarkoittaa henkilöstöön liittyvän tiedon analysointia päätöksenteon tueksi. Se auttaa tunnistamaan trendejä ja parantamaan HR-toimintojen tehokkuutta. Henkilöstöanalytiikka hyödyntää dataa ja tilastoja, jotta voidaan tehdä parempia päätöksiä liittyen esimerkiksi rekrytointiin, johtamiseen, suorituskyvynhallintaan ja henkilöstön kehitykseen.

HR-strategia (HR Strategy): Kokonaisvaltainen pitkän ja lyhyen aikavälin suunnitelma siitä, miten ihmisiä johdetaan ja “henkilöstöresursseja” hallitaan organisaatiossa. Sisältää ainakin tavoitteet, mittarit ja toimenpiteet rekrytoinnissa, henkilöstön kehityksessä, suorituksen arvioinnissa ja muissa HR-toiminnoissa. Tyypillisesti sisältää myös HR-vuosikellon, jotta eri toimenpiteisiin voidaan valmistautua proaktiivisesti eikä vain reagoida reaktiivisesti syliin kaatuviin tilanteisiin ja tarpeisiin.

Intranet (Intranet): verkkosivusto tai verkkoalusta organisaation sisäiseen viestintään ja tiedonjakeluun. HRn näkökulmasta hyödynnetään usein esimerkiksi sisäisistä rekrytoinneista viestimiseen sekä henkilöstöhallinnon osa-alueiden ohjeiden tietopankkina. Henkilöstökäsikirja sijaitsee usein täällä.

Irtisanominen (Layoff): prosessi, jossa työsuhde päätetään joko työntekijän tai työnantajan toimesta. Työnantajan irtisanoessa, kyseessä on pysyvä työsopimuksen päättäminen yleensä tuotannollisista tai taloudellisista syistä tai sitten henkilöperusteisesti, suoritukseen liittyvistä syistä. Irtisanomisessa ja irtisanoutuessa noudatetaan aina lain määrittelemiä menettelytapoja ja määräaikoja. Työntekijälle voi tulla irtisanomisen yhteydessä esimerkiksi irtisanomisajan palkkaa tai korvausta.

Joustava työ (Flexible Work): Joustava työ viittaa erilaisiin työaikajärjestelyihin, kuten etätyöhön, osa-aikatyöhön ja liukuvan työajan käyttöön, jotka mahdollistavat joustoa työntekijöiden arkeen.

Koeaika (Probationary Period): tarkoitetaan työsuhteen alussa olevaa ajanjaksoa, jolloin sekä työntekijä että työnantaja voivat purkaa työsuhteen päättymään välittömästi. Koeajan puitteissa on tarkoitus on selvittää, vastaako tehty työsopimus sekä työntekijän että työnantajan odotuksia. Työsopimuksessa on aina sovittava koeajasta ja sen kestosta. Usein koeaika kestää 4-6 kuukautta.

Kuulemistilaisuus (Disciplinary Hearing): Mikäli työnantaja irtisanoo työsuhteen henkilökohtaisella perusteella tai purkaa työsuhteen erittäin painavasta syystä, työntekijälle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi. Sama koskee myös työsuhteen purkua koeajalla. Kuulemistilaisuus on järjestettävä ennen kuin työnantaja irtisanoo tai purkaa työsuhteen. Kuulemistilaisuus voi viitata myös yleisemmin  prosessiin, jossa työnantaja keskustelee työntekijän kanssa, joka on rikkonut sääntöjä tai käyttäytynyt epäasiallisesti. Kuulemistilaisuus on prosessi, jossa työnantaja keskustelee työntekijän kanssa, joka on rikkonut sääntöjä tai käyttäytynyt epäasiallisesti. Tämä tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden selittää tilanne ja puolustaa itseään ennen mahdollisia seuraamuksia.

Lakisääteiset vapaat (Statutory Leaves): Työntekijän oikeus erityislomiin, kuten perhevapaa, opintovapaa, sairausloma, reservin kertausharjoitus, vuorotteluvapaa ja poissaolot lapsen sairastaessa.

Lomaraha (Holiday Pay): Lomaraha tai lomaltapaluuraha on työsuhteissa käytössä oleva lisäpalkkio. Lomarahan maksaminen ei perustu lakiin vaan joko työehtosopimukseen, työpaikalla yhteisesti sovittuun tai vakiintuneeseen käytäntöön tai työsopimukseen. Työntekijällä ei siten ole ilman eri sopimusta suoraan oikeutta lomarahaan. 

Lomauttaminen (Layoff): Tilapäinen työsopimuksen keskeyttäminen taloudellisista tai tuotannollisista syistä. Työntekijät voivat palata takaisin töihin lomautuksen jälkeen, kun tilanne paranee. Työnantaja saa työsopimuslaissa määriteltyjen ehtojen täyttyessä keskeyttää työn ja palkanmaksun, ja työntekijä puolestaan työn tekemisen, vaikka työsuhde muutoin pysyy voimassa. 

Monimuotoisuus, yhdenvertaisuus ja osallisuus (Diversity, Equity & Inclusion, DE&I): viittaa pyrkimykseen luoda työpaikka, jossa kaikki työntekijät, riippumatta taustastaan, ovat aidosti arvostettuja ja yhdenvertaisia.

OKR (Objectives and Key Results): Eli tavoitteet ja avain tulokset kevyesti suomennettuna. Viittaa tavoitejohtamismalliin, jossa yrityksen toimintaa ohjataan strategiatasolta tiimi- ja yksilötasolle asti. Mahdollisimman konkreettiisten ja selkeiden tavoitteiden, mittareiden ja tulosten seurannan kautta.

Palkkaus (Compensation): Kaikki työntekijöiden saamat korvaukset työstään. Palkkamalleja puolestaan on valtavasti erilaisia, palkkamalli voi sisältää kiinteän kuukausi- tai tuntipalkan lisäksi tai osana erilaisia provisioita tai bonuksia sekä muita etuuksia.

Perehdytys (Onboarding): viittaa prosessiin, jossa uudet työntekijät otetaan vastaan ja integroidaan organisaatioon. Sisältää usein perehdytyksen, kuten yrityksen kulttuurin ja käytäntöjen opettamisen. Perehdytyksen tulee kattaa kaikki toimenpiteet,joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työtehtävänsä, työpaikkansa, sen tavat, ihmiset ja näihin liittyvät odotukset. Perehdytyksestä vastaa usein ensisijaisesti työntekijän suora esihenkilö ja tukena voi olla esimerkiksi HR asiantuntija. Vertaistukea perehdytykseen voi usein tulla myös kollegoilta jotka työskentelevät vastaavissa työtehtävissä yrityksessä.

Rekrytointi (Recruitment): Uusien työntekijöiden etsintä, houkuttelu ja palkkaus yritykseen. Rekrytointi tarkoittaa uusien työntekijöiden hankintaa organisaatioon ja  sisältää kaiken työnantajamielikuvan rakentamisesta työpaikkailmoitusten laatimiseen, haastattelujen pitämiseen ja lopulta sopivan ehdokkaan valintaan ja sopimusneuvotteluihin. Myös koeajan voi katsoa lukeutuvan osaksi rekrytointiprosessia.

Suorituksen arviointi (Performance Appraisal): Työntekijän työsuorituksen arviointi. Suorituksen arviointi on prosessi, jossa työntekijän työsuoritus ja saavutukset arvioidaan, usein joko kvartaaleittain, puolivuosittain tai kerran vuodessa. Tämä auttaa mm. määrittämään kehityskohteet, palkankorotukset ja mahdolliset urakehitysmahdollisuudet.

Työajan seuranta (Time Tracking): Työajan seuranta tarkoittaa työntekijöiden työtuntien tarkkaa kirjaamista. Työaikalaki määrittää sen, että jokainen työnantaja on velvollinen seuraamaan työntekijöiden työmäärää eli tehtyjä työtunteja ja näistä suoritettavia korvauksia.  Tämä voi tapahtua manuaalisesti tai automaattisten järjestelmien avulla ja on tärkeää palkanlaskennan ja lainmukaisen työajan noudattamisen kannalta.

Työehtosopimus (Collective Agreement): Sopimus, joka määrittelee työntekijöiden työolosuhteet, palkat ja edut tietyllä alalla. Työehtosopimukset on usein neuvoteltu laajasti ammattiliittojen ja työnantajien välillä. Myös paikallinen sopiminen ja yritysten omat työehtosopimukset ovat viime vuosina yleistyneet.

Työhyvinvointi (Employee Well-being): Työntekijöiden fyysinen ja henkinen terveys työpaikalla. Työhyvinvointiin keskittyminen on ensisijaisen tärkeää ja työkaluina tämä voi sisältää esimerkiksi koulutusta, terveysohjelmia, tukea työkuorman tai stressin hallintaan tai työaikajärjestelyjä.

Työlainsäädäntö (Employment Law): Lait, asetukset ja säädökset, jotka koskevat työntekijöiden oikeuksia ja työnantajien velvollisuuksia. Työlainsäädäntö vaihtelee maittain, mutta se määrittelee esimerkiksi minimipalkan, työaikamääräykset, irtisanomissuojan ja syrjinnän kiellot. Suomessa tärkeimpiä lakeja ovat mm. Työsopimuslaki, Vuosilomalaki, Työaikalaki ja Yhteistoimintalaki.

Työnantajamielikuva (Employer Brand): viittaa mielikuvaan, joka ulkopuolisilla on organisaatiosta työnantajana. Työnantajamielikuvaan keskittymällä ja tätä rakentamalla voi olla kriittiinen rooli yrityksen rekrytointien onnistumisessa. Kärjistäen voisi sanoa, että jos yrityksellä on hyvä työnantajamielikuva, rekrytointi on helppoa ja yritys on houkutteleva työnantaja. Jos taas ei ole, päin vastoin.

Työsopimus (Employment Contract): Työsopimus on työnantajan ja työntekijän yhdessä solmima sopimus siitä, mitä työtä työntekijä tulee tekemään, millä ehdoilla ja mitä korvausta vastaan. Työsopimus solmitaan ennen työsuhteen alkua. Työsopimus on vapaamuotoinen, se voi olla joko suullinen tai kirjallinen. Suositus on kuitenkin aina tehdä työsopimus kirjallisena ja antaa molemmille osapuolille allekirjoitettu versio sopimuksesta.

Työsuojelutoimikunta (Occupational health and safety committee): Työsuojelutoimikunta (tai vastaava yhteistoimintaelin) on perustettava yritykseen, jossa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää. Tyypillisesti työsuojelutoimikunnassa on 1 työnantajan edustaja ja 2-3 työntekijöiden edustajaa. Keskeisiä vastuita on tehdä työturvallisuutta ja työterveyttä koskevia ehdotuksia työnantajalle, seurata työsuojelun toimintaohjelman ja työterveyshuollon toteutumista ja tehdä myös näistä  kehittämisehdotuksia työnantajalle.

Työpaikkakiusaaminen (Workplace Bullying): Toistuva ja tarkoituksellinen epäasiallinen käytös työpaikalla. Työpaikkakiusaamista voi ilmetä eri muodoissa ja vakavimmillaan se  voi esimerkiksi sisältää uhkailua, halventamista tai syrjintää. Kaikentasoisten kiusaamiseen tulee kuitenkin puuttua organisaatioissa tiukasti ja luoda malleja ja toimintatapoja kiusaamisen ehkäisemiseen. 

Työsuhteen kesto (Tenure): Aika, jonka työntekijä on ollut samassa yhtiössä työsuhteessa. Pitkäaikaiset työntekijät tuovat vakautta ja kokemusta organisaatioon ja uudet  työntekijät puolestaan tuoreita ajattelutapoja.

Vinkkipalkkio (Referral Bonus): Kannustinohjelma, jossa nykyisiä työntekijöitä kannustetaan suosittelemaan verkostoistaan potentiaalisia työntekijöitä organisaation avoimiin työtehtäviin. Usein rakennettu niin, että jos suositeltu henkilö päädytään palkkaamaan  ja tämä pysyy työtehtävässä tietyn ajan, esimerkiksi koeajan yli, vinkkipalkkio maksetaan suosittelijalle. Hyvä tapa kannustaa myös taloudellisesti nykyistä henkilöä vinkkaamaan avoimista paikoista ja saada verkostojen voima käyttöön.

Yhteistoiminta (Co-operation): Yhteistoiminnan säännöt ja ohjeistukset pohjautuvat yhteistoimintalakiin. Yhteistoimintalain eli YT-lain tarkoitus on edistää työnantajan ja henkilöstön keskinäisiä suhteita sekä henkilöstön mahdollisuuksia vaikuttaa työhönsä ja työpaikkansa asioihin. YT-laki koskee yrityksiä, joissa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää.

Ylityö (Overtime): Työaika, joka ylittää normaalit työtunnit tai viikottaisen työajan. Lisä- ja ylityön tekeminen edellyttää työnantajan aloitetta. Jos käytössä on liukuva työaika tai joustotyöaika, lisä- ja ylityön tekemisestä on nimenomaisesti sovittava. Lisä- ja ylityön korvauksista ja näiden määristä säädetään työaikalaissa.

-

Tuntuuko siltä, että omat kädet, osaaminen tai kaista ei aivan riitä?

Kasvuyrityksen johtajana olen varma, että olet törmännyt tähän. Etkä ole ainoa. Skillan HR-palvelu kattaa laajan skaalan eri kasvuyrityksen tiimin rakennukseen, kehittämiseen ja kasvattamiseen liittyviä tarpeita. Välillä saatat tarvita henkistä tukea ja välillä puolestaan täsmäapua sisäiseen viestintään, konfliktitilanteisiin, rekrytointiin, työkalujen valintaan, sopimusten laatimiseen, palkkahallinnon koordinointiin tai vaikka työlainsäädännön tulkintaan ja soveltamiseen.

Kasvuyritykseen harvoin tarvitaan kokopäiväistä HR-osaajaa heti kättelyssä, mutta se ei tarkoita ettei kyseisiä tarpeita olisi ollenkaan. Toisaalta välillä jo pidemmälle kasvaneen yrityksen omalla HR-osaajalla voi olla kädet aivan täynnä ja tukea tarvitaan satunnaisesti tai projektiluontoisesti. Molemmissa tilanteissa Skilla voi auttaa ja ytimessä on tämä: tuemme sinua juuri niissä asioissa ja sen verran, kuin aidosti tarvitset. Joskus saatat tarvita tukea vain päiväksi, joskus taas puoleksi vuodeksi 10 tuntia viikossa.

Jos teillä löytyy vastaavia tarpeita, laita viestiä niin jutellaan juuri teidän tilanteesta lisää!

Ensi kertaan,

Outi